Op grond van artikel 5:125, tweede lid, van het Burgerlijk Wetboek (BW) is iedere appartementseigenaar van rechtswege lid van de Vereniging van Eigenaars (VvE) van het appartementsgebouw. Besluiten aangaande de VvE worden genomen in de vergadering van eigenaars. Alle appartementseigenaren hebben toegang tot de vergadering van eigenaars waarin zij onder andere bevoegd zijn mee te stemmen over besluiten. Tenzij de statuten van de VvE anders bepalen, worden besluiten op deze vergadering op grond van artikel 5:127 BW met volstrekte meerderheid van stemmen genomen. Veelal bevatten de splitsingsakte en/of de splitsingsreglementen van een VvE de mogelijkheid om in persoon of bij een schriftelijke volmacht tijdens een vergadering een stem uit te brengen. Het is echter in ons digitale tijdperk denkbaar dat VvE’s hun leden de mogelijkheid willen bieden om digitaal hun stem uit te brengen. De vraag is of dit ook mogelijk is als een splitsingsakte of splitsingsreglement niet in deze mogelijkheid voorziet. Deze vraag heeft de kantonrechter van de rechtbank Oost-Brabant beantwoord in haar uitspraak van 24 augustus 2017 (ecli:nl:rbobr:2017:4507).
De VvE in bovengenoemde zaak heeft tijdens een ledenvergadering ingestemd met de wijziging van de akte van splitsing. Aan de leden is vooraf de mogelijkheid geboden om via een gespecialiseerd software systeem voor VvE’s digitaal te stemmen. Vijf leden hebben van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. Vier van deze vijf leden hebben hun stem later nog eens per e-mail bevestigd. In het splitsingsreglement uit 1993 is in artikel 36 het volgende bepaald: “Iedere der eigenaars is bevoegd, hetzij in persoon, hetzij bij een schriftelijke gevolmachtigde al dan niet lid van de vereniging, de vergadering bij te wonen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen”.
Verzoeker in deze rechtszaak is lid van de VvE en verzocht om de vernietiging van het besluit met betrekking tot de wijziging van het splitsingsreglement. Aan dit verzoek legde het VvE-lid ten grondslag dat het besluit in strijd zou zijn genomen met de statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen. Het besluit zou immers niet in overeenstemming zijn genomen met artikel 36 van het splitsingsreglement nu het splitsingsreglement niet voorziet in de mogelijkheid om digitaal te stemmen. Het besluit zou volgens het VvE-lid dan ook in strijd zijn met artikel 2:15 BW. Artikel 2:15 van het BW bepaalt immers dat een besluit van een VvE vernietigbaar is indien het genomen besluit in strijd is met wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelt. Als het digitaal stemmen toch is toegestaan, zou er niet zijn voldaan aan de eisen die in artikel 2:38 BW voor stemmen via een elektronisch communicatiemiddel zijn gesteld.
De VvE verweerde zich door te stellen dat artikel 36 van het splitsingsreglement de mogelijkheid van digitaal stemmen, terwijl leden de vergadering niet fysiek bijwonen, niet uitsluit. De bevoegdheid een vergadering bij te wonen houdt immers geen verplichting in deze ook als zodanig bij te wonen. Bovendien is er geen wettelijke of statutaire bepaling die zich tegen digitaal stemmen verzet. Volgens de VvE zouden de leden 6, 7 en 9 van artikel 2:38 van het BW voorts niet van toepassing zijn op een vereniging van eigenaars. De daarin gestelde eisen zouden dan ook niet hoeven te worden gevolgd. Tot slot stelde de VvE zich op het standpunt dat de digitale stemprocedure met voldoende waarborgen is omkleed, omdat zij gebruik heeft gemaakt van een speciaal softwareprogramma. Daarnaast zijn nog eens vier van de vijf stemmen naderhand per e-mail bevestigd. Er zouden dan ook geen redenen zijn om aan te nemen dat de digitale stemmen ongeldig zijn.
De kantonrechter overweegt dat de mogelijkheid van digitaal stemmen enerzijds niet in strijd is met artikel 36 van het splitsingsreglement van de VvE, maar anderzijds de wijze van digitaal stemmen ook niet in dit artikel is geregeld. Dat is volgens de kantonrechter ook logisch, omdat het een splitsingsreglement uit 1993 betreft en de digitalisering toen nog niet zo ver was gevorderd als thans het geval is. De wijze van stemmen was volgens de kantonrechter voorts niet in strijd met de inhoud van artikel 36 van het splitsingsreglement, omdat leden van de VvE niet verplicht zijn aanwezig te zijn bij een ledenvergadering. Ook zonder aanwezig te zijn kan een VvE-lid zijn stem uitbrengen, anderzijds is de wijze van stemmen niet geregeld omdat alleen het stemmen bij volmacht geregeld is in artikel 36.
Voorts overweegt de kantonrechter dat uit de parlementaire geschiedenis van artikel 2:38 BW volgt dat de wetgever het niet nodig heeft gevonden om voor VvE’s een aparte regeling in de wet op te nemen voor elektronisch stemmen. VvE’s kunnen dit aldus zelf regelen en artikel 2:38 BW is dan ook niet van toepassing. Naar het oordeel van de kantonrechter valt niet in te zien dat de VvE dit bij wijziging van het modelreglement of de splitsingsakte dient te regelen, omdat in dit geval de VvE het digitaal stemmen met voldoende waarborgen had omkleed en de wijze van stemmen in wezen niet verschilde van het bij volmacht uitbrengen van een stem. Bovendien heeft de kantonrechter meegewogen dat door de mogelijkheid om digitaal een stem uit te brengen de betrokkenheid van VvE-leden groter wordt, omdat zij niet op de vergadering aanwezig hoeven te zijn, maar toch hun mening kenbaar kunnen maken. Dit komt ten goede aan het besluitvormingsproces binnen een VvE, aldus de kantonrechter. Gelet op het voorgaande acht de kantonrechter de digitaal uitgebrachte stemmen dan ook geldig.
De uitspraak van de kantonrechter maakt het voor VvE’s mogelijk om hun leden de mogelijkheid te bieden digitaal te stemmen indien de statuten of het splitsingsreglement hier niet in voorziet, mits het digitaal uitbrengen van de stemmen met voldoende waarborgen is omkleed. Wanneer in zijn algemeenheid sprake is van “met voldoende waarborgen omkleed”, heeft de kantonrechter niet aangeven. Uit de uitspraak kan echter wel worden afgeleid dat de kantonrechter het in ieder geval voldoende acht indien voor het stemmen gebruik wordt gemaakt van speciale software die daarvoor voor VvE’s is ontwikkeld.
AVC Advocaten, mr. I. Roseboom
Heeft u naar aanleiding van het voorgaande nog vragen? Of zoekt u een advocaat met uitgebreide kennis van het VvE recht? Onze medewerkers staan u graag te woord.