Buitengerechtelijke incassokosten

Buitengerechtelijke incassokosten zijn kosten die een schuldeiser mag rekenen wanneer een debiteur in verzuim is met het betalen van zijn schuld. Deze kosten worden in rekening gebracht voor de buitengerechtelijke stappen die de schuldeiser moet nemen om de betaling alsnog te verkrijgen.

Het is belangrijk voor schuldeisers om de juiste stappen te volgen om aanspraak te maken op deze kosten. Het niet naleven van de regels kan leiden tot het nietig verklaren van de incassokosten. Het is dus raadzaam om de Incassowet en het besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten goed te bestuderen om zeker te zijn van de juiste procedure.

Wanneer zijn de wettelijke incassokosten verschuldigd?

Voor consumenten geldt dat zij eerst een kosteloze aanmaning moeten ontvangen waarin hen een redelijke termijn wordt gegeven om alsnog te betalen. Pas nadat de termijn is verstreken, kan de schuldeiser buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen.

Het is belangrijk op te merken dat bij zakelijke overeenkomsten een herinnering of aanmaning niet vereist is voordat incassokosten worden gevorderd. Echter, in de praktijk wordt dit vaak wel gedaan om de debiteur in de gelegenheid te stellen alsnog te betalen voordat er verdere stappen worden ondernomen.

Het is ook goed om te weten dat incassokosten niet zijn toegestaan als de vordering valt onder de Wet op het Consumentenkrediet. In dit geval gelden er specifieke regels omtrent de incassokosten en moeten deze kosten op een andere manier worden berekend.

Het is van belang om de specifieke wettelijke bepalingen en voorwaarden met betrekking tot wettelijke incassokosten te raadplegen om te zorgen voor een juiste toepassing en berekening van deze kosten.

Waarover mogen incassokosten berekend worden?

Incassokosten mogen berekend worden over vorderingen die zowel bij particulieren als bedrijven openstaan. Bij particulieren moeten alle vorderingen bij elkaar worden opgeteld en in één aanmaning worden vermeld, voordat de buitengerechtelijke kosten in rekening gebracht mogen worden. Het minimale bedrag aan incassokosten mag niet per vordering worden berekend, maar moet gebaseerd zijn op het totaalbedrag van alle openstaande vorderingen. Het is belangrijk om bij het opstellen van de algemene voorwaarden rekening te houden met deze regels om fouten en mogelijke geschillen te voorkomen.

Incassowet/ besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten

Het besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten regelt de hoogte van de incassokosten die in rekening gebracht mogen worden bij wanbetaling. Dit besluit is opgenomen in de Incassowet en is van toepassing op zowel zakelijke als consumentenvorderingen.

De hoogte van de incassokosten wordt bepaald aan de hand van een staffel waarbij het bedrag van de hoofdvordering en het aantal dagen na de laatste aanmaning de basis vormen. Hierbij geldt een minimumbedrag van €40 en een maximumbedrag van €6.775.

De buitengerechtelijke incassokosten worden berekend aan de hand van de staffel die is vastgelegd in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Deze staffel bepaalt de maximale vergoeding die in rekening mag worden gebracht voor de kosten die worden gemaakt bij het incasseren van een vordering buiten de rechter om.

De hoogte van de incassokosten is afhankelijk van het bedrag van de vordering. Hoe hoger de vordering, hoe hoger de incassokosten mogen zijn. De staffel houdt rekening met verschillende schijven, waarbij het percentage van de vordering dat als incassokosten mag worden berekend, oploopt naarmate het bedrag hoger wordt. Art. 2 van het besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten luidt:

“1. De vergoeding voor kosten als bedoeld in art. 6:96 BW lid 2, onder c, bedraagt:

• 15% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de eerste € 2500
  van de vordering;10% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over
  de volgende € 2500 van de vordering;
• 5% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende
  € 5000 van de vordering;
• 1% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende
  € 190.000 van de vordering;
• 0,5% over het meerdere van de hoofdsom met een maximum van € 6775.

2. De in het eerste lid bedoelde vergoeding bedraagt ten minste € 40.”

Het besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten heeft als doel om een duidelijk en uniform kader te bieden voor het berekenen van de incassokosten. Hierdoor wordt voorkomen dat er te hoge of onredelijke kosten worden gevorderd. Het besluit biedt duidelijkheid en zekerheid voor zowel schuldeisers als schuldenaars bij incassoprocedures.

Consumenten

Voor consumenten gelden specifieke regels met betrekking tot buitengerechtelijke incassokosten. Deze kosten mogen pas in rekening worden gebracht nadat de consument een ‘veertiendagenbrief’ heeft ontvangen.

De veertiendagenbrief is een belangrijk document bij het incasseren van buitengerechtelijke incassokosten bij consumenten. Deze brief wordt door de schuldeiser verzonden naar de consument en geeft deze veertien dagen de tijd om alsnog aan de betalingsverplichting te voldoen. Indien de consument niet binnen deze termijn betaalt, is de schuldeiser gerechtigd om buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen.

De veertiendagenbrief heeft als doel om de consument de gelegenheid te geven om de betalingsachterstand zonder extra kosten te voldoen. Het is een laatste waarschuwing voordat de schuldeiser verdere maatregelen neemt, zoals het starten van een gerechtelijke procedure. De consument wordt in de brief op de hoogte gesteld van de hoogte van de incassokosten die in rekening worden gebracht, evenals de gevolgen van het niet tijdig betalen.

Het is belangrijk voor zowel schuldeisers als consumenten om de termijnen en voorwaarden van de veertiendagenbrief goed in acht te nemen. Voor schuldeisers biedt het een juridische basis om incassokosten in rekening te brengen en voor consumenten biedt het de mogelijkheid om de betalingsachterstand zonder extra kosten te regelen. Het naleven van de regels omtrent de Veertiendagenbrief kan verdere geschillen en kosten voorkomen.

Zakelijke klanten

Als het gaat om het behandelen van zakelijke klanten wat betreft buitengerechtelijke incassokosten, gelden er specifieke regels en procedures. Over het algemeen is het toegestaan om buitengerechtelijke kosten in rekening te brengen bij zakelijke klanten vanaf de dag na de vervaldag van de factuur. Echter, voordat u deze kosten in rekening brengt, is het verstandig om eerst een herinnering naar de klant te sturen, meerdere keren telefonisch contact op te nemen en een laatste aanmaning te versturen.

Het sturen van een herinnering biedt de zakelijke klant de mogelijkheid om de betalingsachterstand zonder extra kosten te voldoen. Door herhaaldelijk contact op te nemen en een laatste aanmaning te verzenden, wordt de klant op de hoogte gesteld van de gevolgen van het niet tijdig betalen en worden verdere maatregelen, zoals het starten van een gerechtelijke procedure, voorkomen.

Het is belangrijk om zorgvuldig om te gaan met zakelijke klanten en de juiste procedures te volgen om de betalingen op een efficiënte en juridisch correcte manier te laten verlopen. Het opstellen en naleven van duidelijke betalingsvoorwaarden en het tijdig communiceren met de klant kunnen helpen om problemen te voorkomen en een gezonde zakelijke relatie te behouden.

Partijen kunnen afwijkende vergoeding overeenkomen

Partijen kunnen in bepaalde situaties een afwijkende vergoeding overeenkomen voor buitengerechtelijke incassokosten. Dit houdt in dat zij kunnen afspreken om een hoger bedrag te betalen dan de wettelijke staffel die normaal gesproken van toepassing is.

Bedrijven hebben de mogelijkheid om een hogere vergoeding af te spreken, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Deze voorwaarden houden onder andere in dat de afwijking redelijk moet zijn en dat hier vooraf toestemming voor moet zijn gegeven. Het idee achter deze mogelijkheid is dat bedrijven vaak te maken hebben met complexere en grotere vorderingen, waarbij het redelijk kan zijn om hogere kosten te berekenen.

Consumenten hebben daarentegen niet de mogelijkheid om een hogere vergoeding af te spreken dan de wettelijke staffel. Dit is gedaan ter bescherming van consumenten, aangezien zij vaak minder financiële middelen en kennis hebben dan bedrijven. Door de wettelijke staffel kunnen consumenten erop vertrouwen dat de kosten voor incassodiensten binnen redelijke grenzen blijven.

Het overeenkomen van een afwijkende vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten biedt partijen flexibiliteit en maatwerk bij het regelen van betalingsafspraken. Het is echter belangrijk dat deze afwijking redelijk is en dat consumenten voldoende worden beschermd.

Incassokosten in algemene voorwaarden

In de algemene voorwaarden kunnen regels worden opgenomen met betrekking tot het in rekening brengen van incassokosten. De hoogte van de incassokosten kan worden bepaald aan de hand van het gevorderde bedrag.

Het is van belang om in de algemene voorwaarden op te nemen dat de rechter de mogelijkheid heeft om de in de voorwaarden opgenomen incassokosten te matigen. Dit betekent dat de rechter kan beslissen dat de gevorderde incassokosten te hoog zijn en deze kan verlagen.

Indien er sprake is van een zakelijke klant, is het van belang om duidelijk te maken dat de incassokosten inclusief btw in rekening worden gebracht. Voor particuliere klanten geldt dat de incassokosten exclusief btw worden berekend.

Het is verstandig om in de algemene voorwaarden ook te vermelden dat andere kosten, zoals gerechtelijke kosten en rente, eveneens in rekening gebracht kunnen worden bij het starten van een gerechtelijke procedure.

Al met al is het belangrijk om in de algemene voorwaarden duidelijke en eerlijke bepalingen op te nemen met betrekking tot incassokosten, waarbij rekening wordt gehouden met de mogelijkheid van matiging door de rechter.

Mocht u naar aanleiding van het voorgaande nog vragen hebben? Neem dan contact met ons op.